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¿Cómo configurar una cuenta exchange?

Una cuenta de Microsoft Exchange permite a tus colaboradores utilizar una suite de herramientas ofimáticas como la mensajería electrónica, el calendario o la programación de tareas y de reuniones. Dispones de dos soluciones para utilizar una cuenta Exchange: un alojamiento en tus propios servidores en tus instalaciones o un alojamiento propuesto por una estructura especializada.

Del mismo modo que Ikoula y su solución hosted exchange, gracias a la cual podrás trabajar de forma colaborativa desde tu PC o tu smartphone. Las cuentas Exchange requieren una configuración bastante fácil.

Configurar una cuenta exchange en un PC

Para configurar una cuenta exchange en un PC (Outlook), primero cierra la mensajería de Outlook. Si Outlook no está instalado en tu ordenador, tendrás que descargar el programa e instalarlo. Las etapas siguientes corresponden a un PC con Windows:

  1. Dirígete al «Panel de control» y haz clic en el icono de correo.
  2. En la ventana que se abre, elige «Cuentas de correo».
  3. Se abrirá una nueva ventana: pincha en “Nuevo”.
  4. Después en “Configuración manual” en la ventana disponible.
  5. Picha la opción “Microsoft Exchange Server o un servicio compatible”.
  6. A continuación, aparecerán varios campos de configuración para rellenar. El servidor que corresponde al nombre del host del servidor exchange o a su dirección IP. La estructura que administra la cuenta exchange te facilitará esta información. También tendrás que indicar tu dirección de correo electrónico sin olvidar incluir la arroba (@). A continuación, haz clic en «Comprobación del nombre».
  7. En este punto, tendrás que conectarte introduciendo tu nombre de usuario (sin la arroba ni el domino que representa la parte de tu dirección de correo electrónico que sigue a la arroba) y la contraseña de tu correo.
  8. ¿Se ha establecido la conexión? Pincha en «Parámetros adicionales».
  9. Se abrirá una ventana de propiedades. Marca la única casilla disponible y haz clic en “Configuración Proxy Exchange”.
  10. Para la configurar el proxy, introduce el nombre del host o la dirección IP del servidor Exchange, luego desmarca la casilla «Conectarse utilizando únicamente SSL».
  11. Tan solo tendrás que validar la ventana para finalizar el proceso de configuración de la cuenta Microsoft Exchange.

Configurar las opciones de una cuenta Exchange en PC.

Podrás configurar de forma más detallada tu cuenta Exchange para disfrutar al máximo de todas las posibilidades que te ofrece. Así tendrás la oportunidad de dar un nombre a tu cuenta para identificarla más fácilmente. Limitar el tamaño de tu archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost) puede ser una buena idea. Ve a la pestaña «Avanzado» y pincha en «configuración del archivo de datos Outlook» y «Comprimir». Si trabajas en movilidad, la solución Outlook Anywhere te permite conectar Outlook al servidor Exchange a partir de cualquier acceso a internet. Si has realizado los pasos del 8 al 10 de la configuración explicada en el párrafo anterior, esta opción ya está disponible.

¿Cómo configurar su cuenta Exchange en un smartphone?

Configurar una cuenta exchange en Android

En Android, puedes configurar tu cuenta Exchange a partir de la aplicación de Gmail. Instala primero la aplicación de Gmail, disponible en el Google Play Store. Entendemos en este punto que no tienes ninguna cuenta configurada. Haz clic en «Añadir una dirección de correo electrónico» luego elige la opción «Exchange y Office 365». Indica la dirección de correo electrónico deseada y haz clic en «Siguiente». Introduce la contraseña de tu correo electrónico. A continuación, puncha en «Siguiente» para continuar. Por último, indica la configuración del servidor entrante:

  1. Dominio/Nombre de usuario: aquí tendrás que introducir la dirección de correo electrónico completa.
  2. Contraseña: la contraseña de tu dirección de correo electrónico.
  3. Servidor: indica la dirección del servidor que aloja tu cuenta Exchange. Pídesela a tu administrador de sistemas o a tu proveedor de acceso, si la cuenta Exchange está alojada por un tercero.
  4. Puerto: hay que utilizar el puerto 443.
  5. Tipo de seguridad: elige SSL/TLS.

En iOs (teléfonos Apple), el procedimiento es más o menos el mismo.

¿Cómo elegir un proveedor Micrososft Exchange?

Si no posees las competencias para alojar por ti mismo el servidor necesario para el alojamiento de tus cuentas Exchange o prefieres confiar esta tarea a un profesional, existen varios proveedores capaces de alojar tus cuentas Exchange con un alto nivel de fiabilidad y de seguridad. En cualquier caso, tendrás que asegurarte de que el profesional en cuestión te ofrezca las garantías y las opciones que necesitas. Entre los servicios propuestos, podemos mencionar:

  • Sincronización posible de todos los dispositivos susceptibles de acceder a Exchange: PC, smartphone...
  • Anti malware, anti virus y anti spam eficaces.
  • Posibilidad de consultar mensajes ya abiertos en modo sin conexión.
  • Personalización de los resultados Exchange según el uso de cada colaborador.
  • Reactividad y disponibilidad del soporte técnico para garantizar la continuidad de tu actividad.

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